כיום חלק נרחב מהעסקים, החברות והארגונים בישראל עושים שימוש בחתימה אלקטרונית, המוכרת גם בתור חתימה דיגיטלית. השימוש הינו רב ומגוון וכולל בין היתר את קליטת וניהול העובדים, אישורי הוצאות והזמנות רכש, התנהלות מול לקוחות וספקים, ועוד. בשורות הבאות יוסבר מהי חתימה דיגיטלית על מסמכים ומדוע היא נעשתה כה פופולארית ונפוצה.
אז מה זה בעצם חתימה אלקטרונית
חתימה אלקטרונית באה לעולם בתחילת שנות האלפיים, כאשר נוצר הצורך להסדיר את תקפותם ואמינותם של מסמכים העוברים באינטרנט. חוק החתימה האלקטרונית קבע, שלמען מטרות אלו מסרים אלקטרוניים כגון מסמכים וטפסים למיניהם, יהיו מלווים בקובץ מוצפן המהווה מעין מפתח או 'חתימה'. הצופן יאפשר להעלות את רמת הוודאות לגבי זהות החותם ולגבי העובדה שהמסמך לא שונה אחרי שנחתם. אבל זהו רק הבסיס של חתימות דיגיטליות.
חתימות דיגיטליות בעולם העסקי
את הקובץ המוצפן של שלעיל מוסיפות באופן אוטומטי תוכנות של חתימה דיגיטלית על מסמכים. יחד עם זאת, כאשר מדברים על הנושא מתכוונים לרוב לחתימה השנייה, כלומר לחתימה 'הרגילה' של האדם על מסמך מסוים. ההבדל ממסמכים רגילים, הוא שכאן החתימה נעשית באופן מקוון, למשל דרך המכשיר הנייד או על המחשב, ובאותו האופן מתבצע מילוי השדות של הטופס.
מבחינת העולם העסקי, המשמעות היא שאת כלל הטפסים הקיימים כיום על מחשבים ושרתים, ניתן להמיר לכדי טפסים או מסמכים דיגיטליים, וגם לשנות מסמכים קיימים וליצור חדשים, בתהליך שלוקח שניות ספורות. לאחר ההמרה, ניתן לשלוח את הטופס או המסמך בקישור לנמען אחד עד אלפי נמענים ללא מגבלה, וכל שעליהם לעשות הוא למלא את השדות ולחתום. לאחר מכן, המסמך נשלח בחזרה אל המוען ונכנס לתיקיה הרלוונטית, בין אם זהו תיק עובד, לקוח, פרויקט וכן הלאה.
אילו יתרונות יש לחתימות דיגיטליות
אם כן, היתרון הראשון הוא שכל התהליך המסורבל של עבודה עם ניירות, הדפסות, סריקות וכדומה, פשוט אינו נדרש עוד. זהו תהליך הרבה יותר מהיר וקל, שאינו מצריך קרבה לציוד משרדי, אלא רק מכשיר המחובר לרשת, ולכן ניתן לבצע את החתימה בכל זמן ומכל מקום. כמו כן, עבודה זו חוסכת בטעויות אנוש ולכן הרמה מאוד זמן והתעסקות, והיא גם חוסכת לא מעט בהוצאות משרדיות. מלבד זאת, רמת האבטחה גבוהה יותר בחתימות דיגיטליות, הסנכרון בין בעלי התפקידים בעסק משתפר, ולכך מצטרפת תרומה לאיכות הסביבה עקב החיסכון בניירת.
