מה הסיפור של העברת משרד? ובכן, זה מרגש. אפשר כבר לדמיין את המוצר המוגמר. כולם נמצאים במשרד החדש, עובדים בהתלהבות, בחלל המאורגן והדנדש. אבל רגע, כדי להגיע לשם צריך לעשות כמה דברים… צריך להבין כיצד בכלל לארגן את המעבר, ולהביא את כולם למשרד הדנדנש. ובכן, ישנן פעולות שניתן לעשות כדי להתחיל.
העברת משרד: איך מתחילים? ראשית כל, במסגרת העברת משרד כנראה שיש עניין להעביר את כל צוות האנשים הנמצאים במשרד למקום החדש. להעביר את כל הציוד שלהם. לוודא שלהכל יש מקום. שלכולם יש חלל מתאים. וכן הלאה עניינים. ובקיצור, ישנן המון פעולות בתוך התמונה הרחבה.
העברת משרד: לארגן מראש: על כן, הבא נתחיל בארגון מקדים, שאפשר להתחיל אותו גם שישה חודשים לפני המעבר. ראשית כל, אפשר לבחור מקום אחד לארגן את כל המעבר, ואת כל הפריטים הקשורים לו. אפשר להתחיל, עם תיקייה מארגנת לכל נושא של העברת משרד. כלומר, יהיו בה פתקים ורשומות, מסמכים, משימות ושלל דברים שקשורים למעבר. בכך נוכל לרכז את המידע למקום אחד, שתהיה לנו התייחסות בנוגע לכל הפריטים הרלוונטיים. אפשר גם להעלות את כל הרשומות לענן שנגיש לכל הצוות שאחראי על המעבר, ובכך לשתף רשמים, הבנות ומשימות.
העברת משרד: תיקייה מארגנת למסמכים: יתרה מכך, אפשר לארגן תיקייה נוספת, בכל הנושא הזה של העברת משרד, שיהיו בה מסמכים חשובים. מסמכים שכוללים חוזים ביטוחיים, חוזים מסחריים, הסכמות ושלל רישומים רלוונטיים אחרים שקשורים למשרדים המעורבים בתהליך. באם אין עדיין את כל המסמכים הרלוונטיים, אפשר לפחות להשאיר להם חוצץ פנוי או סימן מסוים שאומר היכן הם הולכים להיות.
להכריז על העברת משרד: חלק מעניין ואף מרגש ומעורר במעבר, יכול להיות הכרזת המעבר. שכן, כשזה נוגע לדבר מה כמו העברת משרד, אפשר שתוכנית מסודרת להכרזה תהיינה חגיגית ויסודית. אפשר לכלול בה את כל הפרטים הרלוונטיים, כדי לתת בהירות ולשתף אנשים בהחלטה ואם אפשר גם בביסוס שלה. אפשר להפיץ את ההחלטה כדרך אימייל, עיתון פנימי, ישיבות קבוצתיות, סרטונים פנימיים וכיוצא בזה.
על ההכרזה יותר דיי מקיפה, לא משנה באיזה פורמט בוחרים כדי להפיץ אותה. היא צריכה לספר לכל האנשים המעורבים מה עליהם לדעת. זו גם ההזדמנות לערב אותם בכל הפרויקטים שכנראה יתבקש לקבל את עזרתם כדי להשלים בהצלחה. כמו לדוגמה לארוז את הציוד האישי, לשמור על סדר וארגון וכן הלאה.
מספר טיפים אופציונאליים להכרזה על העברת משרד: ניתן לכלול בהכרזה על העברת משרד כל מיני פריטים פרקטיים. כמו שם המשרד החדש וכתובתו, תאריך המעבר (או כמה תאריכים אם זה "בנגלות"), פיצ'רים עיקריים למשרד החדש, סיבה למעבר (מפיו של אחד המנהיגים של הארגון), פעולות נוספות שאנשים ברגון יכולים לקחת כעת כדי להשתתף, ומה אנשים יכולים לצפות הלאה במסגרת זאת. ניתן לשאול את חברת הובלות מיכאל ובוריס מה הם היו ממליצים להוסיף בהודעה שכזאת.
יש לכם ילדים בגיל מעון? אלו ההנחיות שקיבלו מארגני המעונות | כל הפרטים
